Software de Gestión de Proyectos
según Marco Lógico

Los Programas están constituidos por una serie de proyectos coordinados que logran el objetivo deseado del programa. ADLUMEN le permitirá el completo registro de la estructura de programa propuesta por el Enfoque de Marco Lógico (EML) y la de Gestión por Resultados (GPR).

La plataforma ADLUMEN le permitirá registrar, de manera intuitiva, la definición del programa, la Matriz de Planificación del Programa (MPP), también conocida como Matriz de Marco Lógico (MML), la programación operativa y el presupuesto. Todas estas capacidades las tendrá desde la misma interface de definición de proyectos.

ADLUMEN le permitirá definir 3 niveles de relacionamiento entre el Programa y sus Proyectos: pertenencia, indicadores y presupuesto.

1. PERTENENCIA. Cada vez que se crea un nuevo proyecto, tiene la posibilidad de poder seleccionar el Programa al que pertenece. Esta primera relación permite establecer las dos siguientes relaciones.

2. INCIDENCIA DE INDICADORES. Establecida la relación de pertenencia entre un Programa y un Proyecto, es posible definir cómo un indicador de proyecto incide sobre uno o más indicadores del Programa al que pertenece. Esta capacidad es de suma utilidad para el análisis y la evaluación estratégica de los Proyectos, lo cual permite tener el mapeo completo de los indicadores.

3. FINANCIERO – PRESUPUESTAL. Tiene la capacidad de definir qué componente del Programa (Resultado/Producto) es el financiador del Proyecto (Aporte del Programa). Esta relación le permite el enlace entre la ejecución Presupuestal-Financiera de los Proyectos con su Programa (la parte financiada).

El proyecto es la unidad básica de intervención en la cooperación para el desarrollo. Nuestro Módulo de Proyectos permite el completo registro de la estructura de proyecto propuesto por los Enfoques de Marco Lógico (EML) y Gestión por Resultados (GPR). Usted podrá, de manera intuitiva, registrar la definición del proyecto, lo cual le permite varias actividades:

• Establecer el análisis de la realidad en la que se desenvuelve la eventual intervención.
• Administrar los grados de satisfacción para las alarmas del proyecto; estas capacidades soportan la fase de Identificación. La fase de diseño o formulación es plenamente soportada, lo que nos permite establecer la Matriz de Planificación del Proyecto (MPP), también conocida como Matriz de Marco Lógico (MML).
• Registrar el resumen descriptivo o lógica interna del conjunto articulado de actividades, resultados y objetivos. Los indicadores que miden o valoran el nivel de logro esperado por la intervención, para la definición de los indicadores, contará con un potente asistente que le permitirá definir sus propias variables y la fórmula que relaciona las variables definidas que nos permitirá obtener el valor del indicador. A través de las fuentes de verificación se pueden objetivar los indicadores.
• Registrar los supuestos o hipótesis que atienden al conjunto de factores externos que, desde el entorno de la intervención, actúan como condiciones necesarias para asegurar el desarrollo adecuado de la acción de cooperación.
• Establecer los calendarios de actividades e indicadores. Las ponderaciones de nuestra estructura de objetivos y sus indicadores, y la definición del presupuesto detallado, nos aseguran los elementos directrices para nuestra fase de Ejecución y Seguimiento.

Todas las definiciones antes mencionadas permitirán que los usuarios tengan acceso a indicadores porcentuales y semaforizados de las gestiones adelantadas en cualquier etapa del proyecto. Con estos indicadores se podrá medir, de manera específica, el cumplimiento de las tareas establecidas en los calendarios de actividades y, de manera oportuna, la viabilidad, el desarrollo y los resultados de los proyectos.

En este Módulo se administra y consolida la información representativa de la organización. Esta sección permite identificar quién es y a qué se dedica la entidad que está ejecutando algún proyecto, lo cual le permitirá mostrar a su institución un alto grado de transparencia frente a sus donantes. Esta información estará disponible para los usuarios y en los niveles de detalles que nosotros designemos.

Nuestros proyectos son ejecutados por instituciones, las cuales están conformadas por personas. El tener la capacidad de registrar la estructura organizacional con todos sus elementos como las áreas de la organización, los cargos y los empleados ―con sus respectivas hoja de vida, trayectoria, fotografía y demás información o documentación que se considere relevante― nos asegura poder entender los canales de comunicación adecuados, así como los grados de responsabilidad de cada miembro de la organización y, nuevamente, nos permite manifestar el alto grado de trasparencia de nuestra Organización.

Esta funcionalidad es de suma importancia pues, en relación con el Módulo de Tareas, permite asignar labores a los colaboradores registrados y, de esta manera, monitorear el desempeño de los mismos con base en el cumplimiento de sus tareas.

Esta sección genera un organigrama virtual de la Organización basado en la información ingresada en el Módulo de Recursos Humanos. Esta información da a conocer la estructura de la organización, los responsables de las diferentes áreas y los canales de comunicación adecuados.

El objetivo de este Módulo es proporcionarle a usted un mecanismo por el cual convierta todo el conocimiento implícito ―que se genera durante la ejecución de nuestros proyectos― en conocimiento explícito.

Le permitirá archivar y organizar documentos e información relevantes, incluyendo elementos de meta-data, para la buena gestión, tales como libros virtuales de investigación, bitácoras, informes, fotos, vídeos y demás archivos, lo que facilita la consulta de los mismos y evita la manipulación y el almacenamiento de documentos físicos.

En este Módulo se registra la información relevante de los donantes del proyecto, tales como contactos, teléfonos, direcciones, correos electrónicos y demás información que se estime conveniente. Esto permite el acceso a la información actualizada las 24 horas del día y acelera gestiones internas de la organización.

Lo que necesita para obtener fondos destinados a proyectos sociales no es una chequera abultada, sino credenciales de su transparencia y eficiencia en la gestión. ¿Cómo le puede garantizar a un aportador de fondos que su dinero irá a parar al lugar correcto? Hay varias maneras, pero la más importante es ofreciendo su buen nombre como base y un mecanismo que permita verificar el uso y el trámite del dinero que le aporten. Estos son unos de los fundamentos de ADLUMEN: potencializar la credibilidad y confiabilidad como la mejor garantía para facilitar la obtención de recursos en los proyectos sociales.

El software ADLUMEN otorga lo que todo inversionista o donante quiere: confiabilidad y credibilidad, permitiendo que ellos tengan información en tiempo real sobre el destino de los recursos que van a aportar. Esto equivale a una gran billetera o a una contabilidad con amplio superávit.

Permite la administración de la información relevante de los proveedores de nuestra organización y nuestros proyectos, como contactos, teléfonos, direcciones, correos electrónicos y demás información que se estime conveniente. A través de este módulo podemos implementar nuestras reglas en la gestión de la cadena de suministros. El resultado es el acceso a la información actualizada las 24 horas del día, lo que acelera gestiones internas de la organización.

Este Módulo facilita el archivo y la organización de documentos e información relevantes para el proyecto, tales como planos, estados financieros, facturas, cuentas bancarias, transferencias, memorias, fotos, informes, etc., que soportarán el cumplimiento de las actividades.

La información almacenada en esta sección cuenta con el más elevado nivel de seguridad y confidencialidad, y serán los administradores del proyecto quienes otorgarán, a través de permisos y claves de seguridad, el acceso a los diferentes escenarios críticos según las necesidades y características de los diferentes usuarios.

La gestión de los usuarios es crítica en cualquier sistema de información, y ADLUMEN implementa la gestión de usuarios basada en funciones. El administrador del sistema, y gerente del proyecto, podrá definir los usuarios y la asignación de privilegios basado en las funciones definidas, vincular los usuarios a determinadas empresas, lo cual asegura el acceso de la información a quienes deban tenerla.

En el panel de control podemos ver el resumen de la actividad en los proyectos que hemos cargado al sistema Adlumen.

Podremos ver la información resumida de los proyectos activos:
⦁ Gerente del Proyecto.
⦁ Presupuesto.
⦁ Área.
⦁ Región.
⦁ Beneficiarios
⦁ Porcentaje de avance en efectividad, eficacia y eficiencia.
⦁ Grafica de barras con los saldos y ejecuciones de presupuesto.

El Módulo de Gestión de Tareas, permite al usuario definir una tarea, asignarle un responsable, definir la prioridad y la fecha a cumplir la misma, la integración del módulo de tareas con otros módulos de ADLUMEN, permite generar tareas de manera automática.

El usuario responsable de una tarea, a través del Módulo de Comunicaciones, recibirá las notificaciones (vía email y también dentro del entorno de trabajo de ADLUMEN) de asignación de una tarea, fecha próxima a expirar una tarea y las tareas no cumplidas.

Los eventos y las informaciones relevantes son realmente útiles si sabemos de ellas en el momento oportuno. El Módulo de Comunicaciones le permitirá a usted ser notificado siempre de manera oportuna, a través de su cuenta de e-mail ligada a su usuario y, también, genera una copia de todas las comunicaciones en el entorno de trabajo de ADLUMEN.

La adecuada administración de las finanzas de un proyecto es un factor crítico de éxito del mismo. El Módulo Financiero le permitirá a usted administrar la información financiera durante todo el ciclo de proyecto.

Durante la fase de formulación, definiremos el presupuesto del programa y de los proyectos de éste, a través de un amigable asistente que le permitirá definir todos los elementos de su presupuesto, a nivel global y en detalle. Podremos definir los flujos de efectivo esperados por cada uno de los donantes que financian el proyecto.

Durante la fase de ejecución, una sencilla interfaz nos permitirá registrar los egresos e ingresos del proyecto con sus respectivos sustentos, eliminando así la necesidad de trabajar con documentación física y todos los problemas relacionados con su uso (pérdidas y alteración de documentos y de información, consumo de papel por cada copia de un documento).

ADLUMEN, pensando en la integración con otras soluciones, permite la importación y exportación de los registros financieros. Tendremos disponible, en tiempo real y de manera gráfica, la asignación y ejecución presupuestal durante la fase de seguimiento.

Además, a través de nuestro Módulo de Informes dispondrá del más completo conjunto de reportes financieros (rendición de gastos, estados de saldos, análisis por partidas presupuestales, análisis por actividades y resultados, entre otros reportes). Éstas serán las herramientas que dotarán a su equipo administrativo de agilidad y precisión en la ejecución de sus procesos financieros tales como revisión de gastos permitidos, aprobación de desembolsos, ventajas que se traducen en una gestión óptima de sus recursos.

Este Módulo permite la creación de reportes de rendición de cuentas y avances de la entidad desarrolladora. También muestra la lista de los reportes creados y permite que sean consultados. En el combo “Proyectos” el usuario podrá escoger un proyecto al que tenga acceso según su papel o función y según la empresa a la que esté relacionado el usuario.

Mediante la tecnología suministrada por Reporting Services, nuestros reportes son dinámicos y, en combinación con la creación de cubos OLAP, nuestro cliente puede contar con la autonomía de crear sus reportes en el momento justo que necesite la información.

ADLUMEN implementa el seguimiento diferenciado de la “parte baja de la MPP” denominado en ADLUMEN como Seguimiento de Metas. Las metas son definidas como puntos dentro de una actividad donde se debe conseguir un “avance” tangible. Así, se le brinda la posibilidad al equipo técnico de ejecución del proyecto poder registrar los avances de una meta definida.

Este hecho le permite ir registrando el proceso desarrollado para alcanzar las metas, y se convierte en la primera fuente de sistematización del proyecto. Le permitirá convertir el conocimiento implícito del proyecto en conocimiento explicito, tan valioso para las acciones de replicación de experiencias. Usted contará en este Módulo con una visión grafica del avance del proyecto, desde el nivel más bajo (metas) hasta el nivel más alto (propósito), pasando por los resultados y sus actividades. Los semáforos de este módulo responden a la configuración de los grados de satisfacción del proyecto.

ADLUMEN implementa el seguimiento diferenciado de la “parte alta de la MPP”, denominado en ADLUMEN como Seguimiento de Indicadores. Los indicadores nos brindarán el nivel de “impacto” de nuestro proyecto y el cumplimiento de los resultados del mismo.

El equipo técnico de ejecución del proyecto tiene la posibilidad de registrar los avances de un indicador definido. Este hecho le permite ir registrando el proceso desarrollado para alcanzar la meta del indicador, lo que se convierte en la primera fuente de sistematización del proyecto. Le permitirá convertir el conocimiento implícito del proyecto en conocimiento explicito, tan valioso para las acciones de replicación de experiencias. Usted contará en este Módulo con una visión gráfica del avance del proyecto, desde el nivel más bajo (resultado) hasta el nivel más alto (propósito), pasando por las actividades y los resultados. Los semáforos de este módulo responden a la configuración de los grados de satisfacción del proyecto.

ADLUMEN, a través de su Módulo de Evaluación, le permitirá a su equipo de evaluadores técnico y administrativo registrar los resultados del proceso de evaluación en toda la estructura de la MPP (Metas, Indicadores y Actividades). Estos resultados podrán, al ser medibles, lograr una eficiente gestión basada en resultados.

Gracias a la integración con el Módulo de Tareas y Comunicaciones las observaciones resultantes de la evaluación serán comunicadas, y la aplicación de las recomendaciones establecidas como tareas. De esta manera, tendrán la capacidad de realizar una valoración interna para el avance e impacto presentado por el equipo implementador del proyecto, lo que permite un correcto monitoreo del proyecto.

El Módulo de Administración de la Seguridad le permite definir las funciones y los accesos a los módulos de Adlumen con un nivel de detalle completo. Esto le brinda al administrador del sistema la flexibilidad para asegurar que los usuarios dispongan de los accesos necesarios a la información que requieren para desempeñar sus actividades, sin exponer información sensible, y permite únicamente el acceso con vistas de consulta y privilegios de escritura cuando será necesario.

El Módulo encuestas permite crear encuestas con sus respectivas preguntas que pueden ser contestadas por los beneficiarios de manera que exista una retro alimentación del servicio y la calidad del servicio que se está dando a los beneficiarios mediante el proyecto que se esta ejecutando.

Tipo de Cambio.
En esta sección se pueden ver y registrar los tipos de cambio con los que se manejara el presupuesto o los gastos incurridos en el proyecto.

Partidas de Gastos.
Esta sección permite manejar las distintas partidas de gastos de la institución, editar, eliminar y agregar son las funciones que tiene esta pantalla.

Monedas
Esta sección le permite capturar los distintos tipos de divisas que utilizara en su proyecto.

Podemos desarrollar módulos de acuerdo a sus requerimientos específicos e integrarlos en la plataforma.